SamenstelFlow

Menu

Start vanaf € 2,99

Algemene Voorwaarden SamenstelFlow

Versie 0.1 — 15 mei 2026

Artikel 1 — Definities

In deze algemene voorwaarden hebben de volgende termen de hieronder gegeven betekenis:

  • SamenstelFlow / wij / ons: De handelsnaam waaronder DIACC haar SaaS‑dienst aanbiedt, gevestigd te Anna Maria van Cappellenpark 41, Capelle aan den IJssel, ingeschreven bij de KvK onder nummer 91903505.
  • Klant / je / jij: De rechtspersoon of natuurlijk persoon handelend in de uitoefening van beroep of bedrijf, met wie SamenstelFlow een Overeenkomst aangaat.
  • Dienst: Het webgebaseerde portaal van SamenstelFlow waarmee de Klant samensteldossiers genereert vanuit gekoppelde boekhoudpakketten (in MVP: Yuki).
  • Overeenkomst: De afspraak tussen SamenstelFlow en Klant tot het leveren van de Dienst, tot stand gekomen via registratie in het portaal of via een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst.
  • Administratie / Dossier: Eén cliënt van de Klant binnen het gekoppelde boekhoudpakket waarvoor SamenstelFlow werkstukken genereert.
  • Contractjaar: Het kalenderjaar waarin de licentie geldt. Een contractjaar loopt altijd t/m 31 december.
  • VWO: Verwerkersovereenkomst, zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

Artikel 2 — Toepasselijkheid

  1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere Overeenkomst tussen SamenstelFlow en Klant en op elk gebruik van de Dienst.
  2. Bij conflict tussen deze voorwaarden en eventuele aanvullende afspraken in een door beide partijen ondertekend document, prevaleert het ondertekende document.
  3. Inkoopvoorwaarden van Klant zijn niet van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
  4. SamenstelFlow kan deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Wijzigingen treden in werking 30 dagen na bekendmaking. Bij wezenlijke wijzigingen heeft Klant het recht de Overeenkomst per de ingangsdatum van de wijziging op te zeggen.

Artikel 3 — Totstandkoming en uitvoering

  1. De Overeenkomst komt tot stand zodra Klant zich registreert in het portaal, akkoord gaat met deze voorwaarden + de VWO, en de eerste maandelijkse betaling (zie artikel 5) succesvol is geïncasseerd.
  2. SamenstelFlow zal de Dienst naar beste inzicht en vermogen leveren. Het betreft een inspanningsverplichting; geen resultaatverplichting.
  3. SamenstelFlow heeft het recht derden in te schakelen voor de uitvoering van (delen van) de Dienst, onder toepassing van een passende verwerkersovereenkomst.

Artikel 4 — Toegang en gebruik

  1. Klant ontvangt na registratie inloggegevens en kan zelf medewerkers uitnodigen om mee te werken aan de Administraties van het kantoor.
  2. Klant is verantwoordelijk voor:
    • de juistheid van de bedrijfs‑ en facturatiegegevens die Klant verstrekt;
    • het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en API‑sleutels;
    • het gedrag van de door Klant uitgenodigde gebruikers binnen het portaal;
    • het hebben van geldige API‑sleutels of toegangstokens voor het gekoppelde boekhoudpakket.
  3. Klant mag de Dienst niet:
    • aan derden ter beschikking stellen anders dan aan medewerkers van het eigen kantoor;
    • gebruiken voor doeleinden die in strijd zijn met de wet, openbare orde of goede zeden;
    • reverse‑engineeren, decompileren of anderszins ongeoorloofd kopiëren.
  4. SamenstelFlow heeft het recht om bij ernstig of herhaald misbruik de toegang van Klant op te schorten of de Overeenkomst te beëindigen, zonder dat Klant recht heeft op restitutie.

Artikel 5 — Prijzen, pakketten, facturatie en commitment

  1. De Dienst wordt aangeboden in vier pakketten plus een Enterprise‑optie. Elk pakket kent een eigen per‑administratie tarief, dat wordt toegepast op basis van het aantal Administraties van Klant (excl. btw):
PakketPer Administratie per maandAantal AdministratiesInbegrepen Gebruikers
Starter€ 2,991 – 51
Basic€ 2,396 – 502
Pro€ 1,7951 – 1004
Ultimate€ 1,19101 – 1506
Enterpriseop offerte150 +6 +
  1. Het maandelijkse bedrag dat Klant verschuldigd is, is gelijk aan aantal billable Administraties × per‑Administratie tarief van het pakket waarin dat aantal valt, vermeerderd met eventuele extra Gebruikers (zie lid 3).
  2. Voor iedere Gebruiker boven het in het gekozen pakket inbegrepen aantal betaalt Klant aanvullend € 5 (excl. btw) per Gebruiker per maand.
  3. Elke Administratie die door Klant wordt geactiveerd geldt als "billable" en is verschuldigd t/m 31 december van het lopende kalenderjaar, ongeacht of Klant de Administratie tussentijds deactiveert. Het per‑Administratie tarief blijft voor die Administratie maandelijks verschuldigd tot en met de maand december van dat kalenderjaar.
  4. Op 1 januari wordt het aantal op 31 december actieve Administraties geëvalueerd. Het pakket dat bij dat aantal hoort wordt automatisch geactiveerd en het bijbehorende maandelijkse bedrag (inclusief eventuele extra Gebruikers) wordt voor het volgende kalenderjaar opnieuw geïncasseerd.
  5. Bij overschrijden van het maximaal aantal Administraties in het huidige pakket wordt Klant automatisch overgezet naar het naast‑hogere pakket. Het nieuwe per‑Administratie tarief geldt vanaf de eerstvolgende maandelijkse incasso voor alle billable Administraties.
  6. Voor Klanten die zich registreren tussen 1 november en 31 december geldt — vanwege het feit dat de standaard opzegtermijn van 1 december niet meer haalbaar is — dat de Overeenkomst automatisch doorloopt t/m 31 december van het opvolgende kalenderjaar. Dit wordt expliciet in de signup‑flow getoond en door Klant bevestigd.
  7. Alle prijzen zijn in euro's en exclusief btw, tenzij anders vermeld.
  8. SamenstelFlow heeft het recht de tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen. Wijzigingen worden minimaal 60 dagen vooraf schriftelijk (e‑mail volstaat) gecommuniceerd. Klant heeft in dat geval het recht om binnen 14 dagen na bekendmaking de Overeenkomst tegen de ingangsdatum van de wijziging op te zeggen.
  9. Facturatie en incasso vinden plaats via SEPA‑automatische‑incasso, verzorgd door Mollie. Bij registratie verstrekt Klant hiervoor een geldig SEPA‑mandaat. Incasso geschiedt maandelijks, telkens op of rond de eerste werkdag van de maand voor het verbruik van die maand.
  10. Bij een mislukte eerste incasso krijgt Klant 7 dagen de gelegenheid om de betaling alsnog te laten plaatsvinden. Bij uitblijven daarvan wordt het account automatisch opgeschoond zonder dat Klant rechten kan ontlenen aan de registratie.
  11. Bij een mislukte maandelijkse incasso tijdens de looptijd wordt Klant per e‑mail geïnformeerd. SamenstelFlow probeert de incasso na 3 dagen opnieuw. Bij blijvend uitblijven van betaling wordt de toegang na 14 dagen opgeschort en na 30 dagen wordt de Overeenkomst beëindigd, onverminderd het recht van SamenstelFlow op alsnog verschuldigde maandbedragen tot en met 31 december van het lopende kalenderjaar.
  12. Facturen worden digitaal verstrekt via het portaal en/of e‑mail. Klant gaat akkoord met elektronische facturatie.

Artikel 6 — Duur, verlenging en opzegging

  1. De Overeenkomst gaat in op de datum van registratie en eerste succesvolle incasso, en loopt tot 31 december van het lopende kalenderjaar (met inachtneming van het bijzondere geval in artikel 5 lid 7).
  2. Behoudens tijdige opzegging wordt de Overeenkomst automatisch verlengd voor opvolgende contractjaren van telkens 12 maanden.
  3. Opzegging van de gehele Overeenkomst dient schriftelijk (e‑mail volstaat) plaats te vinden uiterlijk op 1 december van het lopende contractjaar, met einddatum 31 december.
  4. Klant kan op elk moment individuele Administraties deactiveren in het portaal. De gedeactiveerde Administratie blijft beschikbaar t/m 31 december van het lopende kalenderjaar en blijft "billable" volgens artikel 5 lid 4: het per‑Administratie tarief blijft maandelijks verschuldigd t/m de maand december. Op 1 januari wordt de gedeactiveerde Administratie niet meer meegeteld voor het pakket en het maandbedrag. Er vindt geen restitutie plaats voor reeds betaalde bedragen.
  5. Tussentijdse opzegging door SamenstelFlow is alleen mogelijk in geval van:
    • faillissement, surséance van betaling of liquidatie van Klant;
    • ernstig of herhaald misbruik van de Dienst;
    • betalingsachterstand zoals geregeld in artikel 5 lid 12.
  6. Na opzegging worden alle persoonsgegevens en cliëntdata verwijderd binnen 30 dagen, behoudens gegevens die wij wettelijk moeten bewaren (facturen, audit log — zie privacybeleid).

Artikel 7 — Beschikbaarheid

  1. SamenstelFlow streeft naar een uptime van 99,5% per kalenderjaar, gemeten over alle productie‑componenten samen.
  2. Onderhoud wordt indien mogelijk aangekondigd en gepland buiten kantoortijden (NL). Spoedonderhoud kan zonder voorafgaande aankondiging plaatsvinden.
  3. Niet onder onbeschikbaarheid valt:
    • downtime door overmacht (zie artikel 11);
    • downtime van externe afhankelijkheden (zoals Yuki API, Mollie, Clerk, Render);
    • gepland onderhoud;
    • downtime veroorzaakt door Klant of door Klant's gebruikers.
  4. SamenstelFlow biedt geen SLA‑credits bij downtime in de MVP‑fase. Bij langdurige uitval (> 7 aaneengesloten kalenderdagen) heeft Klant recht op een evenredige verlenging van het contractjaar.

Artikel 8 — Aansprakelijkheid

  1. SamenstelFlow is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de Overeenkomst.
  2. De totale aansprakelijkheid van SamenstelFlow per kalenderjaar is beperkt tot het bedrag dat Klant in dat jaar voor de Dienst heeft betaald, met een maximum van € 25.000.
  3. Iedere aansprakelijkheid voor indirecte schade is uitgesloten, waaronder maar niet beperkt tot gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, verlies van gegevens en immateriële schade.
  4. Klant is zelf verantwoordelijk voor het verifiëren van de juistheid van de door SamenstelFlow gegenereerde werkstukken voordat deze worden opgenomen in een definitief samensteldossier of jaarrekening. De werkstukken zijn een onderbouwing; de eindverantwoordelijkheid voor het samensteldossier ligt bij de accountant van Klant.
  5. De beperkingen in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van SamenstelFlow.
  6. Aanspraken vervallen indien deze niet binnen 12 maanden na ontdekking van de schade schriftelijk bij SamenstelFlow zijn ingediend.

Artikel 9 — Intellectueel eigendom

  1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, inclusief broncode, ontwerp, documentatie, merknamen en logo's, berusten uitsluitend bij SamenstelFlow.
  2. Klant ontvangt een niet‑exclusief, niet‑overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
  3. De door de Dienst gegenereerde werkstukken (Excel‑bestanden) zijn eigendom van Klant. SamenstelFlow heeft op deze werkstukken geen rechten.
  4. Klant blijft te allen tijde eigenaar van zijn boekhoud‑ en cliëntgegevens. SamenstelFlow verwerkt deze uitsluitend in opdracht van Klant onder de VWO.

Artikel 10 — Geheimhouding en gegevensbescherming

  1. Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst van elkaar verkrijgen.
  2. Voor de verwerking van persoonsgegevens — zowel van Klant zelf als van cliënten van Klant — gelden ons Privacybeleid en de Verwerkersovereenkomst (VWO). De VWO wordt automatisch onderdeel van de Overeenkomst bij registratie.
  3. SamenstelFlow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beveiligen, waaronder versleuteling at‑rest van API‑sleutels (AES‑256‑GCM), TLS in transit, en EU‑hosting. Zie ons Privacybeleid voor details.

Artikel 11 — Overmacht

  1. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: storingen bij externe leveranciers (Yuki, Mollie, Clerk, Render, etc.), DDoS‑aanvallen, stroomstoringen, internetstoringen, oorlog, pandemie, en gerechtelijke maatregelen.
  2. Tijdens overmacht zijn de verplichtingen van beide partijen opgeschort. Indien overmacht langer dan 30 aaneengesloten dagen voortduurt, heeft elk der partijen het recht de Overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder recht op schadevergoeding.

Artikel 12 — Wijzigingen aan de Dienst

  1. SamenstelFlow heeft het recht de Dienst, het portaal en de gegenereerde werkstukken aan te passen of uit te breiden.
  2. SamenstelFlow zal redelijke inspanning leveren om backward‑compatibility te behouden voor lopende contracten. Wezenlijke negatieve wijzigingen geven Klant het recht op tussentijdse opzegging.
  3. SamenstelFlow is niet verplicht specifieke wensen of feature‑verzoeken van Klant in te willigen.

Artikel 13 — Cliënt‑data en bewaring

  1. SamenstelFlow verwerkt cliënt‑data van Klant uitsluitend tijdelijk voor het genereren van werkstukken.
  2. De gegenereerde Excel‑bestanden worden 30 dagen bewaard in versleutelde object‑storage en daarna automatisch verwijderd.
  3. Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig downloaden en archiveren van werkstukken in zijn eigen dossier‑management.

Artikel 14 — Klachten en geschillen

  1. Klachten over de Dienst dienen binnen redelijke termijn na ontdekking schriftelijk te worden ingediend via info@samenstelflow.nl. SamenstelFlow reageert binnen 7 werkdagen.
  2. Op deze Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  3. Geschillen die voortvloeien uit deze Overeenkomst worden in eerste instantie voorgelegd aan de bevoegde rechter te Rotterdam, behoudens dwingendrechtelijke bevoegdheid van een andere rechter.
  4. Partijen verbinden zich eerst tot serieuze poging tot minnelijke schikking voordat een geschil aan de rechter wordt voorgelegd.

Artikel 15 — Slotbepalingen

  1. Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
  2. Mededelingen op grond van deze Overeenkomst kunnen rechtsgeldig per e‑mail worden gedaan naar het bij SamenstelFlow geregistreerde adres van Klant, respectievelijk naar info@samenstelflow.nl.
  3. Deze Overeenkomst kan niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de wederpartij worden overgedragen aan derden, met uitzondering van overdracht door SamenstelFlow in het kader van een bedrijfsovername of reorganisatie.

Contact

SamenstelFlow

Anna Maria van Cappellenpark 41

Capelle aan den IJssel

info@samenstelflow.nl

06 22 47 15 46

KvK 91903505

Versie 0.3 — 31 mei 2026 — Concept, juridische review vereist vóór go‑live. 0.2 → 0.3: artikel 5 herzien naar 4 pakketten met per‑Administratie tarief (Starter € 2,99 / Basic € 2,39 / Pro € 1,79 / Ultimate € 1,19 + Enterprise op maat) en € 5/maand per extra Gebruiker; artikel 6 lid 4 verwijzing naar billable‑Administratie regel toegevoegd. 0.1 → 0.2: artikel 5 herschreven (flat € 3/admin/maand, maandelijkse incasso, commitment t/m 31 december, late‑signup‑regel); artikel 6 lid 4 toegevoegd over deactivatie van individuele Administraties; artikel 3 lid 1 verwijzing naar "instaptarief" verwijderd.

← Terug naar home